Wyzwanie

Agencja marketingowa w biurowcu na warszawskim Mokotowie. Open space na 40 stanowisk — zespół pisania, projektanci graficzni, account managerowie i dział obsługi klienta siedzą w jednej przestrzeni. Pomiar dB w godzinach szczytu pokazuje 68 dB, a czas pogłosu sięga 1,3 sekundy. Rozmowy telefoniczne z klientami przerywane są klikaniem klawiatur, burzami mózgów zespołu kreatywnego i typowymi dla agencji luźnymi dyskusjami o kampaniach.

Dyrektor operacyjny zgłosił nam, że wideokonferencje z klientami odbywają się w kuchni albo na klatce schodowej. Zespół sprzedaży traci czas na chodzenie z laptopem w poszukiwaniu cichego kąta. Rekrutacja nowych pracowników staje się trudniejsza — kandydaci po wizycie w biurze pytają o strefy skupienia, których nie ma.

Diagnoza

Audyt akustyczny pokazuje typowy zestaw problemów biur z lat 2015-2020:

  • Sufit betonowy bez żadnych elementów dźwiękochłonnych — dźwięk odbija się pionowo
  • Trzy ściany szklane (przeszklony korytarz i dwa gabinety szefostwa) — horyzontalne odbicia
  • Podłoga winylowa o dużej twardości — dźwięki stóp, krzeseł, kółek niosą się po całym biurze
  • Klastry biurek po 8 osób — 8 telefonów dzwoniących jednocześnie w jednej strefie

Spectrum analyzer pokazuje, że dominują częstotliwości mowy ludzkiej (500 Hz – 4 kHz), a właśnie w tym zakresie tkaniny dźwiękochłonne działają najskuteczniej.

Rozwiązanie

Pakiet wdrożenia został zaprojektowany na trzy tygodnie, bez przerywania pracy zespołu:

  • 32 m² paneli ściennych o grubości 40 mm z tkaniną PET felt w kolorze moss-green. Montaż za plecami każdego klastra biurek, z zachowaniem rytmu 60 cm między panelami
  • 6 kabin jednoosobowych SilentBox Solo — rozmieszczonych strategicznie przy kuchni, głównym wejściu i dwóch końcach biura tak, aby każdy pracownik miał dostęp do kabiny w ciągu 30 sekund
  • 1 kabina SilentBox Quartet — do rozmów 1:1, briefów z klientem i sesji strategicznych 4-osobowych. Zlokalizowana w centralnej części biura jako alternatywa dla sali konferencyjnej, która była wcześniej zarezerwowana na tygodnie naprzód

Dobór tkaniny moss-green nie był przypadkowy. Dyrektor kreatywna agencji poprosiła o kolor, który wygłuszy biuro bez wrażenia korporacyjności. PET felt daje matową powierzchnię, która nie odbija światła i wygląda bardziej jak filc z pracowni tapicerskiej niż jak panel z open-office catalogue.

Czas realizacji

  • Tydzień 1 — audyt, pomiar, projekt rozmieszczenia, zatwierdzenie u klienta
  • Tydzień 2 — montaż paneli ściennych (2 noce pracy, zero wpływu na dzień roboczy)
  • Tydzień 3 — dostawa i instalacja kabin. Każda kabina Solo: 1 dzień, Quartet: 2 dni. Instalacja w godzinach 17:00-22:00, aby nie blokować pracy zespołu

Całe wdrożenie wymagało jednej wizyty elektryka (zasilanie kabin) i jednej wizyty hydraulika (wentylacja). Żaden z członków zespołu nie musiał pracować z domu.

Efekt mierzalny

Pomiar wyjściowy wykonany po 2 tygodniach użytkowania:

  • Hałas dzienny: spadek z 68 dB do 49 dB w godzinach szczytu (11:00-16:00). 19 dB to różnica między rozmową w restauracji a rozmową w bibliotece
  • Czas pogłosu: spadek z 1,3 s do 0,5 s. Rozmowy nie nakładają się na siebie, wideokonferencje nie mają efektu echa
  • Rozmowy w kuchni: spadek o ok. 80%. Kuchnia wróciła do bycia kuchnią, a nie pokojem konferencyjnym
  • Wykorzystanie kabin Solo: średnio 4,5 godziny dziennie każda z sześciu. Po dwóch tygodniach zespół automatycznie wchodził do kabiny przy każdej dłuższej rozmowie telefonicznej
  • Kabina Quartet: rezerwowana średnio 3-4 razy dziennie, najczęściej na 30-45 minut na rozmowy 1:1 i briefy z klientem

Co nauczyło nas tego wdrożenia

Dwa szkolenia z tego projektu, które zmieniły naszą praktykę doboru:

Po pierwsze, 6 kabin Solo było właściwą liczbą, nie 4. W agencjach marketingowych każdy pracownik ma średnio 3-4 telefonów dziennie, nie 1-2 jak w klasycznej korporacji. Gdybyśmy postawili 4 kabiny, już pierwszego tygodnia pojawiłaby się kolejka i frustracja. Liczby z audytu (obserwacja ilości połączeń wychodzących w ciągu jednego dnia) dały nam dobrą bazę do kalkulacji.

Po drugie, kolor tkaniny ma znaczenie nie tylko estetyczne. Moss-green był wyborem zespołu kreatywnego, ale okazał się też praktyczny. Ciemniejsza tkanina nie pokazuje kurzu i plam z kawy, a klient lepiej toleruje to, co wygląda jak "pracownia" niż to, co wygląda jak "biuro do pracy".

Wdrożenie rozliczyło się — w sensie koncentracji, komfortu zespołu i braku skarg na hałas — w ciągu 6 tygodni od zakończenia montażu.