Wyzwanie
Kancelaria prawna w warszawskiej dzielnicy biznesowej, 15 prawników w dwóch specjalizacjach (prawo gospodarcze i prawo rodzinne). Biuro 200 m² zorganizowane jako open space z jedną salą konferencyjną. Problemem nie był klasyczny hałas, lecz poufność. Rozmowy z klientami odbywały się przy biurkach, a w open space każda taka rozmowa była słyszalna z drugiego końca pomieszczenia.
Partner zarządzający zgłosił trzy konkretne incydenty, które przyspieszyły decyzję o wdrożeniu. W jednym z nich klient rozwodowy rozpoznał głos byłej żony, która była klientką innego prawnika kancelarii — obie rozmowy odbywały się w tej samej przestrzeni. W drugim klient gospodarczy poprosił o zmianę prawnika, bo usłyszał fragment rozmowy dotyczącej jego sprawy. W trzecim — audytor RODO zgłosił zastrzeżenia dotyczące przetwarzania danych osobowych w warunkach umożliwiających ich przypadkowe ujawnienie osobom nieupoważnionym.
Diagnoza
Audyt akustyczny i audyt RODO wykonany razem:
- Jedyna sala konferencyjna była zarezerwowana z wyprzedzeniem 2-3 tygodni. Rozmowy ad-hoc z klientem (które w praktyce stanowiły 70% kontaktów) odbywały się przy biurku prawnika
- Brak pomieszczeń 1:1 — rozmowy z klientem w obecności drugiego prawnika (typowe dla spraw rodzinnych) nie miały fizycznie możliwej do zapewnienia prywatności
- Test słyszalności: rozmowa prowadzona szeptem była zrozumiała z odległości do 10 metrów. Rozmowa normalnym głosem — z 20 metrów. Rozmowa telefoniczna — z całej powierzchni biura
- Efekt kaskady: cztery klastry biurek ustawione w linii powodowały, że każda rozmowa "przechodziła" przez wszystkie sąsiednie stanowiska
Klient zobowiązany był jednocześnie do wprowadzenia zmian w związku z nowelizacją RODO i do wewnętrznej polityki poufności wymaganej przez Okręgową Radę Adwokacką.
Rozwiązanie
Pakiet sześciu kabin akustycznych w całości tapicerowanych tkaniną dźwiękochłonną, klasa izolacji 28 dB:
- 4 kabiny SilentBox Solo — dedykowane rozmowom telefonicznym z klientami. Każda w pełni zabudowana, z wentylacją, oświetleniem LED, biurkiem dla laptopa i miejscem na dokumenty. Klasa izolacji 28 dB oznacza, że rozmowa prowadzona normalnym głosem jest niesłyszalna już 2 metry od drzwi
- 1 kabina SilentBox Quartet — do spotkań 1:1 prawnik-klient oraz krótkich konsultacji zespołowych. Stół, 4 krzesła, tkanina na trzech ścianach, szklana przednia ściana z matowieniem u dołu dla dyskrecji
- 1 kabina SilentBox WorkPod — dla partnera zarządzającego. Kompaktowa przestrzeń pracy nad pismami procesowymi, wymagającymi głębokiego skupienia bez żadnych przerywań
- 12 m² paneli ściennych między klastrami biurek — bariera dźwiękowa zapobiegająca efektowi kaskady. Tkanina burgund, dopasowana do wystroju kancelarii
Panele i kabiny zostały dobrane nie tylko pod kątem akustyki, ale też standardu wizualnego. Kancelaria prawna przyjmuje klientów w sprawach o wysokiej wartości emocjonalnej i finansowej — wystrój musi komunikować powagę i stabilność.
Czas realizacji
- Tydzień 1 — audyt akustyczny plus konsultacja z specjalistką ds. RODO zatrudnioną przez klienta. Wspólne ustalenie wymogów (klasa izolacji, dokumentacja techniczna dla audytu wewnętrznego)
- Tydzień 2 — dobór modeli, wybór tkanin, zatwierdzenie u partnera zarządzającego. Dostawca SilentBox wykonał projekt rozmieszczenia w CAD
- Tydzień 3 — dostawa kabin Solo (4 sztuki, 4 kolejne dni), montaż po godzinach pracy kancelarii, od 18:00 do 22:00
- Tydzień 4 — montaż Quartet (2 dni) i WorkPod (1 dzień), instalacja paneli ściennych (2 noce), pomiar wyjściowy z audytorem RODO
Wszystkie prace odbyły się poza godzinami kontaktu z klientami. Kancelaria nie musiała przerwać ani jednego spotkania klientowskiego w trakcie wdrożenia.
Efekt poufności
Pomiar wyjściowy wykonany w obecności audytora RODO klienta:
- Izolacja akustyczna kabin Solo: rozmowa prowadzona w kabinie przy zamkniętych drzwiach jest niesłyszalna z odległości 2 metrów. Test potwierdzono zarówno pomiarem dB, jak i odsłuchowym testem zrozumiałości mowy
- Wykorzystanie kabiny Quartet: 6-8 razy dziennie, średnia długość rezerwacji 45 minut. Sala konferencyjna pozostała dla spotkań 3+ osób i telekonferencji z drugą stroną postępowania
- Audyt RODO wykonany po 2 miesiącach od wdrożenia został zaakceptowany bez zastrzeżeń dotyczących warunków akustycznych. Kancelaria otrzymała dokument potwierdzający zgodność w części "środki techniczne zapewniające poufność przetwarzania danych"
- Skargi klientów na poufność: zero w okresie 3 miesięcy po wdrożeniu (w porównaniu z 3 incydentami w 3 miesiącach przed wdrożeniem)
Co ten projekt zmienił
Kancelaria otrzymała w praktyce 6 dodatkowych pomieszczeń do rozmów, nie tracąc ani jednego miejsca na biurko. Kabina Solo ma footprint 90×90 cm — mieści się w miejscu, w którym wcześniej stał segment szafki biurowej. Dla partnera zarządzającego oznaczało to zwiększenie efektywnej powierzchni biura bez kosztów przebudowy czy przeprowadzki.
Koszt całego wdrożenia (6 kabin, 12 m² paneli, projekt, montaż) okazał się mniejszy niż wstępna wycena przebudowy biura na 6 mniejszych sal 1:1. Co więcej, przebudowa wymagałaby wyprowadzki kancelarii na 6-8 tygodni — co w praktyce oznaczałoby utratę części przychodów i relokację klientów na ten okres.
Z naszej strony była to pierwsza realizacja, w której audyt akustyczny i audyt RODO były prowadzone równolegle. Dostarczyliśmy klientowi pełną dokumentację techniczną (parametry izolacji dB, certyfikaty tkanin, deklaracje zgodności SilentBox), którą kancelaria włączyła do swojej wewnętrznej polityki poufności.